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帳簿書類の保存期間について

帳簿書類の保存期間について

 

請求書や納品書等・領収書等経理をされている方はこれらの書類はどのくらいの期間保存しなくてはいけないか、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

決算も終わったことだし保管する場所もないので捨ててしまってもいいのではないかと思ってしまいがちですが、そうはいかないのです。

税務調査が行われた際、税務署の職員が会社に調査に伺います。その場合に、決算書や確定申告書の作成に係る帳簿書類がなければ、調査することができません。そのため、帳簿や領収書などについて一定期間保存することが、法律で義務付けられているのです。

 

 

□帳簿書類には法律で保存期間が定められています。

 

経理帳簿書類については、法律により保存期間が定められています。会社法は10年、法人税法は9年です。経理帳簿書類は会計上、税務上のみならず経営管理上も重要な書類であるため、保存書類や保存期限をきちんと把握しておくことが必要となります。

 

※平成2041日以前に終了した事業年度につきましては、帳簿書類の保存期間は7年間となります。

※別途保存期間の一覧について添付書類を付けましたので参考にして下さい。

 

□帳簿書類の保存方法について

 

 原則は、紙による保存ですが、一部電磁的記録やスキャナーでの読み取りでの保存も認められています。その際には所轄の税務署長に対して申告書を提出して承認を受ける必要があります。またこの申告書は、備付けを開始する日の三か月前の日までに提出する必要がありますのでご注意下さい。

 

◆原則的な保存方法

  帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。パソコン等で作成した帳簿書類についても、原則としてアウトプットした紙により保存する必要があります。

 

◆マイクロフィルムによる保存方法

  保存期間の最後の2年間に当たる6年目および7年目の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。

 

◆電磁的記録による保存方法

  現在では電子申告の普及も進み、多くの会社の申告書は手書きではなく、各種の会計・税務申告ソフトなどを使って作成されていると思います。このように自身がパソコン等を使用して一貫して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものについては、紙による保存ではなく、サーバー・DVDCD等に電子的に記録しそのまま保存することができます。ただし、こうした記録の保存を行う場合には、上記にもありますが所轄税務署長の承認が必要になります。

 

◆スキャナー読取りの電磁的記録の保存方法

  会社の取引量が多い場合、保存を義務付けられている書類の保管場所に苦労することも多いと思います。そこで、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けることで、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類は、スキャナーでの保存はできませんがそれ以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナーによる保存を行うことが可能です。

 

※帳簿についてはスキャナー読取りによる保存を行うことはできませんので、紙による保存をしたくない場合には前述の電磁的記録による保存方法による必要があります。

 

※現行は3万円未満の書類のみ取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写しに関してスキャナーによる保存が可能でしたが、こちらの要件が廃止になり平成27930日以後に行う承認申請以降は金額の要件がなくなります。

 

◆電子計算機出力マイクロフィルムによる保存

  会社が最初の記録段階から一貫してパソコンなどの電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件のもとで、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムにより保存することが可能です。尚、こちらに関しても所轄税務署長の承認が必要になります。

 

保存書類の年数


2015年08月17日

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